shkolageo.ru 1 2 3 4


УТВЕРЖДАЮ

Начальник МУ «Отдел образования

администрации муниципального района

Миякинский район РБ»

_____________С.М.Атангулова

Приказ от_______________ № ___


#G0


ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

МУ «Отдел образования

администрации муниципального района

Миякинский район Республики Башкортостан»

и его структурных подразделений

  1. Общие положения



1.1.Инструкция по делопроизводству (далее - инструкция) устанавливает общие требования к работе делопроизводственных служб, специалистов по делопроизводству и структурных подразделений в части работы с документами, определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями граждан в МУ «Отдел образовании администрации муниципального района Миякинский район РБ» (далее – Отдел образования).

1.2. Инструкция разработана

  • в соответствии с законами Российской Федерации и Республики Башкортостан, актами Президентов и Правительства Российской Федерации и Республики Башкортостан;

  • согласно положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующих ГОСТов, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005г.), Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. N 452), Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30).

Порядок ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен особыми инструкциями.

Составление, оформление и учет документов по кадрам, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством и нормативно-методическими документами.

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Структурные подразделения Отдела образования организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей инструкции.

1.5.Общее руководство работой с документами Отдела образования и его структурных подразделений и контроль над соблюдением требований настоящей инструкции осуществляет руководитель Отдела образования.

Правовое обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами в подразделениях Отдела образования осуществляет юрист администрации района.

Методическое обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами осуществляет архивный отдел.

1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан, за сохранность документов возлагается в Отделе образования на руководителей структурных подразделений и секретаря.

Делопроизводство в подразделениях Отдела образования осуществляется специалистами, определяемыми руководителем подразделения. Задачи, функции и порядок работы ответственных за делопроизводство подразделений Отдела образования определяются должностными инструкциями или распорядительным документом.

На руководителей структурных подразделений и секретаря возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

1.6.1. По регистрации и контролю над исполнением документов:

  • прием, учет, регистрация, направление входящих документов;

  • регистрация и учет внутренних документов;

  • передача документов на рассмотрение руководителям, а после получения соответствующих резолюций - непосредственно работнику- исполнителю;

  • контроль над прохождением и сроками исполнения документов;

  • учет и регистрация исходящих документов, отправка их адресатам;

  • заполнение базы данных при автоматизированной системе делопроизводства о регистрации, ходе прохождения и исполнения документов;

  • анализ состояния делопроизводства и подготовка информации об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

1.6.2.По организации работы с обращениями граждан (аналогично технологии п.1.6.1);

1.6.3.По учету документов:

  • подготовка номенклатуры дел;

  • подготовка описей дел постоянного хранения, по личному составу;

  • составление паспортов ведомственного хранения дел;

  • составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения;

  • учет печатей, штампов, бланков, используемых в подразделении.

1.6.4.По формированию документов в дела, организации их ведомственного хранения и передаче дел в архив:

  • экспертиза документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

  • проверка наличия документов и дел, находящихся на исполнении у работников;

  • подготовка и передача дел в архив;

  • выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;

  • обеспечение сохранности хранящейся в ПЭВМ базы данных о документах;

1.6.5.По организации системы делопроизводства в подразделении:

  • ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными, методическими документами по вопросам, относящимся к делопроизводству;

  • инструктаж вновь принятых работников и проведение с ними практических занятий по вопросам работы с документами;

1.7.Персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации несут работники всех подразделений отдела образования.

Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю подразделения и руководителю отдела образования. В этом случае руководителем отдела образования назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации муниципального района Миякинский район РБ.

Передача работниками подразделений Отдела образования документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя Отдела образования.

При работе с документами, поступившими в Отдел образования, не разрешается вносить правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей инструкцией.

На время отпуска, выезда в командировку, болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы по акту руководителю.

1.8.Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с порядком работы данного подразделения и его инструкцией по делопроизводству.

1.9.Служебная информация, содержащаяся в проектах служебных документов, не подлежит разглашению (распространению). Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.


^ II.Документация МУ «Отдел образования администрации муниципального района Миякинский район РБ» и его структурных подразделений


2.1. Деятельность Отдела образования и его структурных подразделений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа местного самоуправления, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органами власти, другими органами управления и организациями.

2.2.Распорядительные документы Отдела образования, документы, направляемые в органы представительной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации и Республики Башкортостан, подписываются начальником МУ «Отдел образования администрации муниципального района Миякинский район РБ» или, по ее поручению, главным специалистом Отдела образования. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются начальником Отдела образования или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией согласно регламенту.

2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr

  • размером N 12 для оформления табличных материалов,

  • размером №№ 14, 15 для оформления текстовых материалов,

  • размером №12,13,14-полужирный для оформления заголовков документов,

  • размером №10-12 для оформления реквизитов исполнитель и идентификатор электронной копии.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.


III. Правила подготовки и оформления документов

^ 3.1. Подготовка и оформление проектов приказов

3.1.1.Приказы начальника Отдела образования являются правовыми актами отдела образования, реализующим функции управления на территории района , в пределах компетенции, установленной законодательством и полномочий, определенных уставом отдела образования.

^ Приказы Отдела образования принимаются во исполнение указов и распоряжений главы администрации района, Министерства образования РБ, иных нормативных правовых актов. Распоряжения начальника отдела образования принимаются по вопросам регулирования внутренней деятельности подразделений отдела образования и подведомственных организаций, носят организационный характер.

Проекты приказов начальника отдела образования вносятся с приложением необходимых справочных и аналитических материалов, протоколов совещаний, связанных с подготовкой проекта.

3.1.2.Ответственность за качество проектов приказов начальника отдела образования , их согласование с заинтересованными сторонами несут заместитель начальника отдела образования, руководители подразделений, которые вносят эти документы на рассмотрение.

3.1.3.Проекты приказов начальника отдела образования:

  • подготовленные с нарушением установленных требований - возвращаются исполнителям на доработку;

  • подготовленные в соответствии с установленными требованиями - вместе с обосновывающими их принятие документами передаются начальнику отдела образования;

  • подлинники проектов приказов, не принятые к подписанию начальником отдела образования вместе с прилагаемыми документами, возвращаются исполнителям.

3.1.4.Подписанные приказы начальника отдела образования направляются секретарю, который рассылает копии приказов по указателю рассылки, составленному исполнителем. 3.1.5.Проект распорядительного акта и приложения к нему печатаются шрифтом размером N 14 (таблицы №12) текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr на бланках приказа формата А4, параметры страницы закладываются согласно действующего ГОСТа. Текст проекта наряду с машинописной формой представляется в электронной форме.


3.1.6.Приказы имеют следующие реквизиты:

Дата проставляется в день подписания документа цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на башкирском языке (например: 06.12.2006й.) и до правой границы поля на русском языке (например: 06.12.2006г.)

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, состоит из знака № и порядкового номера документа, печатается в центре строки, например, №143. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру или по левой стороне. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издано постановление или распоряжение. Точка в конце заголовка и кавычки не ставятся.

При внесении изменений в действующие распорядительные документы в заголовке необходимо называть конкретный документ (дату, №, заголовок), в который вносятся изменения.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста пишется с абзаца 1,25см (с пятого знака).

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбула) и постановляющую часть (в приказе - распорядительную). Констатирующая часть в приказах завершается словом п р и к а з ы в а ю , которое печатается полужирным шрифтом вразрядку от левого поля.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Текст приказной части может подразделяться на части, пункты, подпункты. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой, пункты заголовков не имеют.

В приказах употребляются полные или краткие официальные наименования органов и организаций, оговоренные в уставах этих предприятий.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить проектом распорядительного акта, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления или распоряжения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов Начальник МБУ «Отдел образования администрации муниципального района Миякинский район РБ» (от левой границы текстового поля), инициалов имени, отчества и фамилии (у правой границы текстового поля), которые печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне второй строки. Допустимо наименование должности оформлять в сокращенном варианте, например Начальник отдела образования.

Согласование документа оформляется визами, которые проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

СОГЛАСОВАНО

Начальник МУ «Отдел образования

администрации муниципального района

Миякинский район РБ»

_____________________

( инициалы, фамилия)


дата





Виза включает должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Возражения и замечания по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. При этом на месте визы делается отметка:


Замечания прилагаются
^
Начальник юридического отдела

______________ _________________

(личная подпись) ( инициалы, фамилия)

дата





Проект приказа должен быть согласован:

  • руководителем соответствующего подразделения - исполнителем проекта;

  • руководителями заинтересованных подразделений Отдела образования (при необходимости),

  • заместителем Отдела образования (по подведомственности рассматриваемого вопроса).

Приложения к приказам начальника отдела образования оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов. При наличии приложений к приказу, в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения подписываются руководителем подразделения, внесшего проект или заместителем Отдела образования, в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется





^ ПРИЛОЖЕНИЕ №1

к приказу МУ «Отдел образования

администрации муниципального района

Миякинский район РБ»

__________________ № ____

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки и печатать через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

^ При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первом листе приложения в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО (положение), УТВЕРЖДЕН (план), УТВЕРЖДЕНА (структура), УТВЕРЖДЕНЫ (мероприятия) со ссылкой на распорядительный акт, его дату, номер.




УТВЕРЖДЕН

Начальник МУ «Отдел образования

администрации муниципального района

Миякинский район РБ»

______________ № _______



Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, ПЛАН и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера распорядительного документа 2-3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

^ Справка к проекту приказа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проектаприказа, к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1-1,5 интервала. Первая строка печатается с абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1-2 пустыми строками.

^ 3.2. Бланки документов

3.2.1.Документы отдела образования должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения, соответствующий требованиям действующих ГОСТОв и настоящей инструкции. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

3.2.2.Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.2.3.Советы, комиссии, координационные и совещательные органы осуществляют оформление своих протоколов и переписку или на бланках, соответствующих положениям об этих органах, или на стандартных листах бумаги без бланка.

3.2.4.Вотделе образования применяются следующие бланки:

  • общий бланк- бланк письма;

  • бланк с указанием конкретного вида документа (приказ);

  • бланк с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями;

  • бланк Совета районного отдела образования.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.2.5.В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

Состав видов и формы бланков, применяемых в Отделе образования и его структурных подразделениях, утверждаются руководителем по представлению службы делопроизводства.

3.2.6. Бланки с воспроизведением Государственного герба Республики Башкортостан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

^ 3.3. Оформление основных реквизитов в процессе подготовки документов

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации и Республики Башкортостан помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и Законом РБ «О языках народов Республики Башкортостан» от 15 февраля 1999г. №216-з.

3.3.2. Коды и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,идентификационный номер налогоплательщика указывают по усмотрению органа власти.

3.3.3. Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в уставе, положении. При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

3.3.4. Справочные данные об отделе образования включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Отдела образования (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

3.3.5. Наименование вида документа, создаваемого отделом образования, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.3.6. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?". Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

3.3.7. Датой документа является:

  • дата его подписания (распорядительные документы, письма),

  • дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

  • дата утверждения для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет).

Способ написания даты:

  • в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2006 г.),

  • в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2006).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

3.3.8. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:





Министерство образования

Республики Башкортостан




При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:





Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Ведущему специалисту


А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:




Генеральному директору

объединения "Ростекстиль"


В.Д. Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:





Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела


Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393


При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:






Буяновой М.В.


Новоясеневский просп., д. 12, кв.3

Москва, 11757



То есть, при адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

3.3.9. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

При составлении текста в виде таблицы, графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть без констатирующей. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

  • от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

  • от третьего лица единственного числа ("сектор не возражает").

3.3.10. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.





2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

3.3.11. Подпись документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (начиная от вышестоящего). При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне. При подписании документа равными членами комиссии фамилии располагаются по алфавиту.

Отправляемые письма, как правило, оформляются и подписываются в 2-х экземплярах.

3.3.12. Оттиск печати.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Республики Башкортостан ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на документах подразделений и копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Перечень документов, на которые ставится печать (гербовая или подразделения) утверждается регламентом администрации. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, например:




Начальник МУ «Отдел образования

администрации муниципального района

Миякинский район РБ» инициалы, фамилия.

В финансовых документах гербовая печать администрации ставится на специально отведенном месте ( как правило, помеченном « М.П.» ).

3.3.13. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:





УТВЕРЖДАЮ


Начальник МУ «Отдел образования администрации муниципального района Миякинский район РБ»

_________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия.)


00.00.0000


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, печатается без кавычек и двоеточия.





УТВЕРЖДЕНО


Приказом Росархива

от 16.03.2005 № 1505

3.3.14. Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется:

  • визой на документе (внутреннее согласование),

  • грифом согласования (внешнее согласование).

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется:

  • в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного акта;

  • в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование распорядительных актов производится в соответствии с п.3.1.6 в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

  • с должностными лицами администрации; с руководителем юридической службы и управляющим делами;

  • с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

  • при необходимости с органами, осуществляющими государственный надзор в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются аналогично пункту 3.1.6. инструкции.

3.3.15. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.16. Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.3.17. Отметка о заверении копии .

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например:



Верно








Инспектор приемной

Дата

Личная подпись

Печать

А.П. Петрова

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.

3.3.18.Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Н.С. Максимова или Максимова

4 46 46 4 46 46

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.3.18. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3.19. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

3.3.20. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.


^ 3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов


3.4.1. Приказ

Приказами и распоряжения оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы работы структурных подразделений администрации.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года: по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы по делопроизводству и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Приказ (распоряжение) оформляется по аналоги с постановлением, распоряжение (приложение №2) настоящей инструкции, но имеет следующие особенности :

  • Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру.

  • Преамбула в проектах приказов завершается словом

п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.

  • Приказы по личному составу начинаются с предписываемого действия УВОЛИТЬ, НАЗНАЧИТЬ.

  • В приказах об увольнении, переводе, приеме ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО работника печатается полностью прописными (заглавными) буквами.

  • Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения

  • Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

  • Если приказ изменяет, отменяет или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

  • В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

  • Приложения к приказу подписываются руководителем или лицом его замещающим.

  • Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение не допускается.

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210Х297 мм). Особенности оформления совместного приказа:

  • наименования структурных подразделений располагаются на одном уровне;

  • дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

  • регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

  • подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.



^ 3.4.2. Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов местного самоуправления.

^ В правила устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Утверждение положений, правил и инструкций оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

^ Требования к подготовке и оформлению положения, правил, инструкци

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов распорядительных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке отдела образования. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Главы должны иметь названия.

Заголовок к тексту

  • положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?",

  • заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "кого?" (должностная инструкция главного специалиста).



3.4.3. Протокол

Протокол составляется на основании:



  • записей, произведенных во время совещания (заседания)-ответственный -секретарь заседания, комиссии, не позднее чем через 3 дня со дня заседания

  • представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений – ответственный руководитель структурного подразделения, не позднее чем за 3 дня до даты, предусмотренной планом работы или поручением руководителя;

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

^ Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: Председатель или Председательствующий Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

^ СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

^ Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной:

Вводная часть


следующая страница >>